Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
Страница 2

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, их можно условно разделить по следующим критериям:

) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.Схематически различия между западной и российской технологией изображены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Сравнение технологий

Российская технология

Западная технология

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации

Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.

Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля

Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.

Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.

Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

Страницы: 1 2 3

Смотрите также

Управление персоналом на предприятии
...

Формирование коммуникативной культуры менеджера туристской фирмы
  Введение Актуальность темы исследования. Представление об общественной жизни как о коммуникационном и информационном процессах сформировалось достаточно давно. Современ ...

Этика менеджмента отечественный и зарубежный опыт
Введение Долговременная выживаемость и развитие фирмы зависят не только от ее прибыльности, они включают в себя справедливое отношение к работникам, достойную оплату и безопасность их ...