· Регулярно производить удаление старых сообщений или их перемещение в личные папки;

· Предоставлять по требованию УИБ пароли к архивированным с паролем сообщениям и файлам вложений.

Сотрудники Общества, нарушившие требования настоящей Инструкции, несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством и/или условиями трудового соглашения.

При нарушениях требований, перечисленных в настоящей Инструкции Управление информационной безопасности может инициировать проведение служебного расследования.

Корпоративная почта - неотъемлемая часть бизнес-процесса современной компании. Невозможно в наши дни представить среднюю, а иногда и малую, не говоря уже о крупных, компанию, не использующую повседневно корпоративную почту. Какие возможности предоставляет, какие преимущества несёт корпоративная электронная почта и на какие вопросы необходимо обратить особое внимание для её эффективной и безопасной эксплуатации?

Групповые рассылки

Групповая рассылка по корпоративной почте - очень удобное средство оперативной коммуникации между/внутри организационных единиц компании. И, правда, куда как удобнее отправить одно письмо на общий адрес, скажем, supply@ чтобы его получили все 50 коллег из технического отдела, чем создавая письмо вручную добавлять все полсотни адресов. А общий адрес everyone@ может быть использован любым сотрудником компании для отправки сообщения всем коллегам без исключения. Разумеется, предоставление таких возможностей сотрудникам предполагает наличие определённой корпоративной культуры, а то мало ли чего они могут разослать .

Для подобной функциональности программное обеспечение почтового сервера должно поддерживать списки рассылки/группы. Групповая рассылка может не ограничиваться доменом лишь организации, для добавления пригодны любые адреса электронной почты. Так, можно создать списки абонентов, клиентов. При этом каждый получатель в поле «Кому:» будет видеть только свой адрес, не видя других получателей рассылки. Права на рассылку также можно выдать каждому её члену различные - кому-то только на чтение, кому-то и на чтение и на отправку сообщений в групповую рассылку.

Корпоративная почта как среда документооборота. Среда корпоративной почты вполне пригодна для документооборота большой компании. Согласование договоров, отправка счетов, актов и прочих документов ныне повсеместно происходит в электронном виде именно посредством корпоративной почты и лишь окончательные оригиналы документов передаются в бумажном виде. Благодаря корпоративному документообороту посредством электронной почты компания экономит на бумаге и тонере принтеров, сокращает сроки прохождения согласований документов, повышает эффективность работы сотрудников. Без корпоративной почты реализовать это для компании было бы весьма затруднительно, если вообще возможно - коммерческие системы документооборота весьма и весьма дороги и громоздки, требуют обучения сотрудников. Для подавляющего большинства организаций функционала, предоставляемого электронной почтой для этих целей более чем достаточно. Единственный недостаток почты в разрезе документооборота, невозможность документарно подтверждать согласование документов разными людьми, можно в некоторой степени решить с помощью электронных цифровых подписей.